Tips voor een correcte Algemene Vergadering
Begin april is traditiegetrouw de start van de jaarlijkse algemene vergaderingen van elke vennootschap, dus ook van de coöperaties. Hoog tijd om te leren wat notulen zijn, hoe stemmingen verlopen, wat een datum van betaalbaarstelling is en andere interessante info om correct te vergaderen.
Zonder volledig te willen zijn, geven we hieronder enkele aandachtspunten mee die er voor zorgen dat uw vergadering soepel en vooral correct verloopt.
- Uiteraard heb je uw coöperanten 15 dagen op voorhand uitgenodigd voor de jaarlijkse algemene vergadering (het oude minimum van 8 dagen, ook al staat dat nog steeds zo in uw statuten, is niet correct).
- Voor de jaarlijkse algemene vergadering is geen minimum aanwezigheid vereist. Heb je enkele 100den coöperanten maar er zijn er slechts een 10-tal aanwezig, dan nog kan je geldig vergaderen.
- Op de algemene vergadering wordt de jaarrekening goedgekeurd, wordt er kwijting gegeven aan de bestuurders en eventueel worden er nieuwe bestuurders verkozen. Heb je het voorbije jaar bestuurders gecoöpteerd? Vergeet dan niet om hun benoeming te bekrachtigen.
- Heeft het bestuur een jaarverslag opgemaakt, dan is het aan de Algemene Vergadering om dit goed te keuren (micro- en kleine vennootschappen) zijn hier niet toe verplicht.
- Vergeet vooral niet bij uitbetaling van eigen vermogen (voorbeelden hiervan: dividenden of coöperanten die wensen uit te treden) de Algemene Vergadering een nettoactief test te laten goedkeuren. Zonder deze goedkeuring kan er geen uitkering gebeuren.
- Bij een stemming tellen de onthoudingen niet mee; noch in de noemer noch in de teller.
Een eenvoudig voorbeeld: stel er zijn 100 stemgerechtigden aanwezig en bij een stemming is er onduidelijkheid waardoor 80 stemmen zich onthouden. Van de resterende 20 stemmen er 11 voor en 9 tegen. Ook al zijn er slechts 11 voor stemmen op 100 aanwezigen: dit agendapunt is goedgekeurd. - Van de vergadering worden notulen gemaakt.
Notulen zijn een “kort verslag van wat tijdens een vergadering wordt besproken en besloten”.
Belangrijk om weten: tijdens de vergadering is er iemand die notuleert zodat onmiddellijk na de algemene vergadering de notulen klaar zijn en getekend kunnen en moeten worden.
De notulen worden getekend door de voorzitter en secretaris en elke aanwezige coöperant die daar om vraagt. Uw Algemene Vergadering laten starten met de goedkeuring van het verslag van vorig jaar is dus niet correct en heeft geen zin. Trouwens, hoe kunnen de aanwezigen van dit jaar weten wat de aanwezigen van vorig jaar hebben besproken? - Niets belet u om naast de korte, verplichte, algemene vergadering nog na te praten met de coöperanten over toekomstige plannen e.d. Dit kan dan in een afzonderlijk verslag worden gegoten.
- Tot slot komen we terug op de eventuele uitbetaling van een dividend.
Op dividenden wordt roerende voorheffing ingehouden en die moet tijdig doorgestort worden naar de overheid. Je hebt hier 14 dagen de tijd voor, na de datum van betaalbaarstelling.
Beslist de Algemene Vergadering om een dividend uit te keren, maar geeft zij geen datum op wanneer dit zal gebeuren dan is de datum van betaalbaarstelling de datum van uw Algemene Vergadering. Om uw interne administratie wat tijd te geven is het daarom verstandig om naast de goedkeuring van het dividend ook een datum van uitbetaling van het dividend vast te leggen, bv. 15 mei. 15 mei is dan de datum van betaalbaarstelling en vóór 29 mei dient de roerende voorheffing betaald te worden.
Heb je nog vragen over je Algemene Vergadering waar je niet direct een antwoord op weet?
Stel ons gerust je vraag, eventueel via het contactformulier op onze website. We zullen trachten snel en duidelijk je vraag te beantwoorden.
Je kan je uiteraard hieronder ook inschrijven op onze nieuwsbrief; dan krijg je af en toe berichten over onderwerpen die de meeste coöperaties aanbelangen.