E-invoicing wordt verplicht (en nee, een PDF factuur is niet voldoende)
September 2023 – De EU wil dat we stilaan allemaal digitaal gaan factureren. Dat is logisch, alles wat gedigitaliseerd is, heeft minder kans op fouten, en dus minder kans op fraudering. Een digitale factuur is helaas géén Word of Excel document dat je geëxporteerd hebt naar een Pdf-bestand en dan gemaild hebt naar je klant. Het gaat iets verder.
Deze nieuwe, digitale factuur moet opgemaakt worden in UBL, een vastgelegd formaat dat de vorm heeft van een XML bestand. Het voordeel voor ons boekhouders (en dus voor jou als klant ook), is dat boekhoudsoftware dit soort bestanden heel makkelijk zal kunnen inlezen en normaal gezien foutloos zal kunnen verwerken. Dat is dus zeer efficiënt.
Hoor je het in Keulen donderen wanneer we over UBL en XML spreken? Gelukkig zijn er intussen verschillende online facturatieprogramma’s op de markt die heel gebruiksvriendelijk werken en elke factuur meteen in het juiste formaat opmaken. Vaak is een koppeling met onze boekhoudsoftware ook mogelijk, wat ook voor jouw coöperatie tijd uitspaart.
Tot slot zal het ook de bedoeling zijn dat we facturen niet meer gaan mailen naar klanten, maar via het PEPPOL netwerk doorsturen. Dit is een portaal waar overheden al enkele jaren mee werken. De meeste facturatieprogramma’s hebben dit netwerk al mee geïntegreerd waardoor ook dat kinderspel zou moeten worden.
Concreet hoef je nog niet onmiddellijk in actie te schieten, de verplichting voor B2B facturatie wordt verplicht voor álle BTW plichtige ondernemingen vanaf januari 2026. Onderzoek gerust al de mogelijkheden van een e-facturatiepakket. Wij hebben positieve ervaringen met Onfact en Billit, maar er zijn meerdere spelers.