De fiscus verstrengt vanaf dit jaar de informatieplicht over de terugbetaling van onkosten aan je werknemers en je bedrijfsleiders (waaronder ook eventuele onbezoldigde bestuurders).

Waarover gaat het precies?
Het bedrag van de terugbetaling van onkosten dienen voor personeel vermeld te worden op de jaarlijkse fiscale fiche 281.10 voor de werknemers en voor bedrijfsleiders op de fiche 281.20.

Over welke kosten gaat het?
Over alle kosten.  Het gaat dus om enerzijds forfaitaire vergoedingen, maar ook om terugbetalingen van kosten die de werknemer/bedrijfsleider heeft voorgeschoten.
Denk daarbij aan ALLE kosten dus ook bijvoorbeeld terugbetaling van de aankoop van broodjes voor de vergadering, postzegels, een treinticket of kilometervergoeding voor gebruik van de eigen wagen.

Wat zijn exact de wijzigingen en waar te vermelden?
Op de jaarlijkse fiche 281.10 of 281.20 kunnen  3 soorten kostenvergoedingen worden opgegeven:

  1. Onkostenvergoedingen vastgesteld op basis van werkelijke en bewezen kosten.
    Het betreft hier terugbetalingen op basis van echte bewijsstukken (onkostennota’s of facturen).
    Tot en met 2021 kon je op de fiche “ja” aanvinken; nu moet het werkelijk terugbetaald bedrag vermeld worden.
  2. Forfaitaire onkostenvergoedingen op basis van ernstige normen:
    Dit zijn vergoedingen volgens forfaits die door de overheid zijn vastgelegd.
    Het meest gekende is de kilometervergoeding (0,36 eur/km), maar ook maaltijdvergoedingen, gebruik van PC, gsm enz.
    Tot en met 2021 kon je op de fiche “ja” aanvinken; nu moet het werkelijk terugbetaald bedrag vermeld worden.
  3. Forfaitaire onkostenvergoedingen niet op basis van ernstige normen:
    Het gaat hier om een kostenvergoeding die wordt uitbetaald op basis van een eigen raming.
    Hier diende in 2021 al het effectieve bedrag vermeld te worden; dat blijft zo.

Het zal voor velen een huzarenstuk zijn om op het einde van het jaar de bedragen van de 3 soorten kosten  te kennen per werknemer en/of bedrijfsleider en deze tijdig te communiceren met het sociaal secretariaat dat meestal de fiches 281.10 en 281.20 opmaakt.
Vanaf de start van 2022 zal je uw interne administratie goed moeten organiseren en dit in samenspraak met ons.  Bedragen op de fiche moeten immers transparant terug te vinden zijn in jullie boekhouding.
Voor de verschillende soorten klanten, hebben we een aantal mogelijke werkwijzen uitgewerkt.
Met ieder van jullie nemen we eerstdaags contact op om een transparante maar haalbare administratie af te spreken.

Voor alle duidelijkheid: uw werknemers of bedrijfsleiders gaan niet meer belasting moeten betalen.
De fiscus wil een beter overzicht krijgen over de bedragen van ‘kosten eigen aan de werkgever’ die werkgevers (terug)betalen aan hun personeel of aan hun bedrijfsleiders.
Geen extra fiscale belasting dus, helaas wel de nodige aanpassingen aan uw administratie en boekhouding.

Wil je meer weten over dit onderwerp?
We kunnen u de informatie van SD op het internet aanbevelen:

SD – nieuwsbrief

SD – vraag & antwoord

SD – Blog