Hoe groot moet je archiefkast zijn!

Hoelang dien je je boekhoudkundige stukken te bewaren?
En moet je meer dan alleen je facturen en bankafschriften bij te houden,
Eenvoudige vragen met een iets complexer antwoord.

Wat moet je bijhouden!

Je dient uiteraard, voor een bepaalde peridode, je boekhouddocumenten te bewaren. Dat mag zowel op papier als elektronisch.  Houd je de stukken digitaal bij, dan dient je er wel voor zorgen dat deze tijdens de bewaringstermijn leesbaar blijven.  Je zal m.a.w. steeds moeten beschikken over de juiste software om de bestanden te kunnen lezen.
Je kasboek, je dagontvangstenboek en eventueel de rolletjes uit je elektronisch kasregister behoren allemaal tot je boekhouddocumenten.
Maar het gaat nog ruimer.
Gebruik je een agenda om afspraken in te vermelden, werk je met offertes, bestelbonnen of een orderboekje.  Deze documenten moeten eveneens gedurende de ganse periode bijgehouden worden.
Ook al je sociale documenten (arbeidsovereenkomsten, uurroosters, …) en notulen van je bestuurs- en algemene vergadering moet je bewaren.

Hoe lang moet je die documenten bijhouden?

Het dorsnee antwoord is 7 jaar.
Als de fiscus je boekhouding wenst te controleren heeft ze hiervoor 3 jaar de tijd na afsluiting van het boekjaar. Concreet kan de fiscus nog tot 3/1/2023 de boekjaren 2020, 2021 en 2022 controleren.

Hierop bestaat een belangrijke uitzondering: als de fiscus duidelijke indicaties heeft van fraude of belastingontduiking kunnen zij 7 jaar teruggaan in de tijd.

Vandaar dat u alles 7 jaar moet bijhouden.

Er zijn veranderingen op komst!

Via een wetsontwerp van 15-07-2022 weten we dat de fiscus aan de termijnen wilt sleutelen:

• Voor een controle zou de fiscus geen 3 maar voortaan 4 jaar kunnen teruggaan in de tijd.
• Voor complexe dossiers (o.a. met buitenlande filialen) zou de termijn zelfs 6 jaar worden.
• Ook de “fraudetermijn” wordt verlengd van 7 naar 10 jaar

Alles 10 jaar bijhouden of nog langer!

Als het wetsontwerp inderdaad wordt omgezet in een wet wordt de bewaringstermijn onvermijdelijk terug 10 jaar.

Opgelet: sommige documenten dient u langer bij te houden.
Indien u bijvoorbeeld een windmolen plaatst en deze afschrijft over 30 jaar, zal u alle documenten en facturen m.b.t. deze investering 30 jaar moeten bijhouden.  Hetzelfde geldt uiteraard als u onroerend goed aankoopt of alles wat gerealiseerd wordt via een contract dat een langere duurtijd heeft dan 10 jaar.

Vertonen je cijfers al jaren een overgedragen verlies?  Dan zal je de stukken dienen bij te houden vanaf het eerste jaar dat het verlies is ontstaan en overgedragen werd naar het volgende boekjaar.
De fiscus moet immers jaar na jaar de opbouw van het verlies kunne verifiëren.

De sociale documenten en de notulen die we hierboven vernoemden heben en blijven een bewaringstermijn van 5 jaar hebben.

Gelukkig mag u de aankoop van de archiefkast of het huren van archiefruimte inbrengen als beroepskosten.